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Jul 12, 2021

Onboarding Digital: Qué es, significado y cómo funciona

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Onboarding Digital: Qué es, significado y cómo funciona

El onboarding digital representa el proceso central con el que las empresas y organizaciones incorporan a sus clientes y usuarios de una forma ágil, sencilla, segura y con garantías.

Esta parte fundamental de la relación usuario-organización se presenta como el momento clave para dos aspectos fundamentales: La seguridad de la empresa u organización de adquirir como cliente a un usuario legítimo con garantías y con los controles apropiados y la decisión final del cliente potencial de pasar o no a ser cliente.

Qué es el proceso de onboarding digital

Onboarding es el proceso de adquisición o suscripción de nuevos usuarios, asegurando que estos accedan a todos los servicios y productos que puede ofrecer una organización de una forma sencilla y rápida, integrándose en la base de datos. 

El proceso de onboarding es el comienzo oficial de una relación directa y consensuada con un particular como usuario registrado o cliente oficial, siendo el momento crucial en el que se decidirá si el cliente potencial pasa a ser un cliente de nuestra empresa o abandona en su intento por serlo. Así, este se registrará en nuestra empresa, proporcionando datos que permitan su identificación y accediendo a los productos y/o servicios contratados. 

Si bien el concepto de onboarding es muy conocido en el ámbito de los recursos humanos y la gestión del talento, este término es utilizado de forma amplia en cualquier ámbito en el que una organización necesite incorporar a su estructura a una persona, ya sea como cliente, como empleado o como usuario.

Este proceso, ahora digitalizado, puede realizarse de forma totalmente online y remota desde cualquier dispositivo con cámara. Gracias a unos controles técnicos y de seguridad concretos y exhaustivos, empresas de cualquier sector, incluyendo aquellos tan sensibles como el financiero, pueden incorporar a nuevos clientes y usuarios desde cualquier parte, en cualquier momento y a través de cualquier canal con seguridad y respaldo normativo.

Del mismo modo, el proceso de onboarding de clientes también es conocido como proceso Know Your Customer (KYC) o Know Your Client. Estos términos, ampliamente utilizados en sectores como la banca, las finanzas, los seguros o relacionados, es sinónimo del de onboarding digital, utilizado en todas las industrias y áreas.

Así, conocemos al onboarding digital como aquel proceso de onboarding realizado de una forma automatizada y a través de un dispositivo digital.

Para obtener más información sobre las regulaciones que marcan los estándares sobre onboarding digital, descarga este whitepaper.

Tipos de onboarding

Los diferentes tipos de onboarding varían en función de su proceso de digitalización:

  • Onboarding On-Site: Es el método convencional de onboarding. El consumidor se desplaza hasta la oficina comercial o tienda de una empresa y debe presentar su documento de identidad como prueba de identificación.
  • Oboarding Semi-On-Site: Las compañías ofrecen documentos digitales a sus nuevos clientes para que rellenen los datos en casa, pero aún así, deberán acudir presencialmente a la oficina para entregarlos.
  • Oboarding Digital: También denominado online o remoto. El proceso está digitalizado por completo y el consumidor no tiene la necesidad de acudir a una oficina o tienda si no lo desea, pudiendo convertirse en cliente de forma remota con seguridad y garantías. Lo conocemos como digital onboarding, por su denominación en inglés u onboarding digital.

Descubre en este artículo todos los detalles sobre el proceso Know Your Customer (KYC).

Cómo funciona la identificación en el onboarding digital

La identificación digital está transformando por completo todos los sectores, aunque especialmente el financiero y relacionados. Los bancos y las instituciones financieras han entendido las necesidades de los consumidores actuales, transformando sus procesos para ofrecerles una experiencia que encuentren cómoda y accesible, sin fricciones y sin dificultad a la hora de registrarse para obtener productos. Se han optimizado tiempos, reducido costes y mejorado el proceso gracias a los sistemas de onboarding digital modernos. 

La identificación digital es un proceso 100% online y remoto. Los clientes no tienen la necesidad de desplazarse para adquirir y acceder a productos y servicios: La apertura de cuentas de forma remota y con las mismas garantías y seguridad que el método presencial es ahora posible con las nuevas regulaciones y soluciones tecnológicas desarrolladas por empresas RegTech.

Descubre aquí cómo la apertura de una cuenta bancaria es el ejemplo más claro en relación a el onboarding digital bancario.

El onboarding digital y la transformación de los negocios

Las empresas de todos los sectores se han beneficiado de esta nueva tecnología revolucionaria y su marco legislativo. En primer lugar, los sistemas de onboarding digital son sencillos de utilizar para el usuario, ya que están integrados en el proceso de registro con tan sólo unos segundos, convirtiendo un proceso tedioso y complejo en uno inmediato y fluido. Por otro lado, la Vídeo IDentificación permite la verificación en tiempo real, gracias a la implementación de  inteligencia artificial y machine learning por parte de algunos proveedores de software en los procesos KYC (Know Your Customer).

Estos factores han demostrado a las empresas que utilizan esta tecnología han aumentado su adquisición de clientes de forma exponencial a la incorporación del onboarding digital. Este nuevo sistema también protege a sus clientes contra el fraude, gracias a que esta tecnología cumple con las normas más estrictas de seguridad.

Agenda una cita aquí y accede a 508 millones de consumidores gracias a la estandarización europea del digital customer onboarding.

Ventajas del onboarding digital en el sector financiero

La identificación en un proceso de onboarding digital es la clave para aumentar el ratio de conversión y mejorar la experiencia de usuario al mismo tiempo que se cumple con la regulación más estricta y se reducen drásticamente costes, impulsando la productividad y eliminando barreras y tiempos de espera.

Muchas compañías, especialmente en el sector financiero, ya lideran el sector habiendo adoptado la Directiva AML5 en sus procesos de onboarding digital, accediendo a un nuevo mercado europeo con 508 millones de clientes potenciales.

Datos sobre el proceso de onboarding digital en la banca

9 de cada 10 bancos con sistemas de Video IDentificación han implementado la tecnología de onboarding digital de Electronic Identification, lo que les ha permitido incrementar un 84% su adquisición de clientes.

El proceso de onboarding tradicional, que suele requerir de media unas 3 semanas, se realiza en 3 minutos o menos en el onboarding digital. El ahorro en tiempo tanto para sus empleados como para sus clientes es sustancial, reduciendo la burocracia y evitando pérdidas de clientes potenciales en las últimas fases del proceso de adquisición de nuevos usuarios. Todos estos factores han permitido a estas empresas reducir sus costes operativos y aumentar su volumen de ventas.

Si estás interesado en saber cómo hacer que tus procesos de onboarding y KYC pasen de 3 semanas a 3 minutos, descarga esta guía.

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