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Sep 23, 2021

Faciliter les tâches administratives en ligne : une priorité d’actualité pour les administrations publiques

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Faciliter les tâches administratives en ligne : une priorité d’actualité pour les administrations publiques

La pandémie de COVID-19 a involontairement stimulé la dématérialisation des services publics à l’échelle mondiale. Les précautions prises pour prévenir la transmission de la maladie ont fait des procédures en ligne l’option préférée des citoyens et des administrations publiques pour interagir les uns avec les autres.

Alors que d’autres effets secondaires de la crise sanitaire, tels que la croissance du télétravail, font l’objet de débats quant à leur pérennité, la réalisation des tâches administratives en ligne est destinée à perdurer. Une fois les deux grandes étapes de l’immersion dans l’administration électronique franchies, à savoir apprendre à utiliser le système et obtenir une signature numérique, cette option s’avère être la plus pratique et la plus efficace pour des démarches telles que la consultation de dossiers, l’enregistrement de documents ou le paiement des impôts.

L’administration en ligne : un besoin d’actualité

La numérisation des processus administratifs et de gouvernance est une priorité qui s’est fait ressentir bien avant la crise sanitaire. Ses avantages sont toutefois apparus avec elle : sans la réalisation des tâches administratives en ligne, toute activité aurait été bloquée pendant le confinement général de 2020. Par la suite, la réduction du public dans les agences a été atténuée par la promotion de l’administration en ligne pour éviter de ralentir les services publics.    

Bien qu’il reste beaucoup à faire pour renforcer les systèmes, l’Union européenne récolte les fruits de dizaines d’années d’élan en faveur de l’administration en ligne sous deux angles complémentaires : l’élargissement de l’accès des citoyens à Internet et l’informatisation de l’administration.

Pour les citoyens, la numérisation de l’administration offre des avantages tels que la flexibilité, la réduction des coûts et des délais de traitement, ainsi qu’une plus grande participation aux processus publics.

Pour les gouvernements, il s’agit d’un engagement en faveur de la transparence, de l’omnicanalité, de l’accessibilité, de l’universalité et de la qualité des services

Pour les deux acteurs, la pierre angulaire de l’administration en ligne est la confiance dans la sécurité des transactions grâce aux technologies d’identification et de signatures électroniques, comme nos services VideoID y SignatureID.

La création d’un environnement numérique sécurisé implique des ramifications technologiques, réglementaires et, bien sûr, de renforcement des capacités pour les utilisateurs et le personnel administratif. Cela nécessite une perspective unifiée et une normalisation des processus et des technologies.

Le règlement “Single Digital Gateway Regulation ouvre la voie à une administration en ligne plus complète

Le 12 décembre 2020, l’UE a lancé la première phase de la passerelle numérique unique (ou Single Digital Gateway), une initiative créée via le règlement (UE) 2018/1724 du Parlement européen et du Conseil.

Il s’agit d’une initiative innovante visant à rassembler, sur un seul portail en ligne, l’accès aux informations, aux procédures administratives et aux services de soutien nécessaires pour vivre ou faire des affaires dans l’UE.

Ce portail numérique unique a été conçu comme une ressource pour promouvoir et simplifier la mobilité entre les États membres. Son champ d’application va toutefois plus loin et implique la normalisation des systèmes d’administration en ligne, par le biais d’un label de qualité, et la participation des citoyens à son développement, avec la mise en place de systèmes anonymes d’évaluation et d’envoi de suggestions.

Dans sa première phase, il se concentre sur la fourniture d’informations et de conseils sur les règles et procédures administratives dans différents pays.

Les informations des autorités locales seront normalement accessibles à partir du 12 décembre 2022 et, un an plus tard, toutes les procédures devront être disponibles en ligne.

Le ”Once-only Principle” pour une administration en ligne plus efficace

La disponibilité totale des services numériques en 2023 est basée sur le « Once-only Principle » (OOP) ou principe « une fois pour toutes ». Selon ce principe, les citoyens et les entreprises ne devront fournir leurs informations qu’une seule fois aux administrations publiques, qui pourront partager et réutiliser les données et les documents de manière sûre et transparente.

L’objectif est de garantir l’efficacité de l’administration en ligne et la sécurité de toutes les tâches. Cela nécessite une norme pour l’échange d’informations entre les administrations et les citoyens et les entreprises, à laquelle les fournisseurs de services d’identification et de certification numériques doivent se conformer.

L’OOP inspire la réglementation européenne sur la protection des données et les signatures électroniques et fait partie des plans visant à développer un marché numérique unique pour réduire la charge administrative sur les citoyens et les entreprises.

Quels processus de l’administration publique peuvent être numérisés ?

La numérisation de l’administration couvre tous les domaines de cette dernière : accès aux dossiers médicaux ou universitaires, données de recensement, paiement des impôts, demandes d’allocations de chômage, etc.

La plupart de ces procédures impliquent des données sensibles, de sorte que la consultation d’informations nécessitera toujours le consentement explicite du citoyen, qu’il interagisse en tant que particulier ou qu’il représente une entreprise ou tout autre type d’organisation.

Cela nécessite un système de signature électronique dont le degré de sécurité varie selon la procédure. Le niveau le plus élevé est la Signature Électronique Qualifiée (SEQ ou e-Signature Qualifiée), qui a le même effet juridique qu’une signature manuscrite et est encore plus sûre. 

Identification auprès de l’administration publique

L’UE dispose déjà d’une norme où un système d’identification numérique unique sert à tous les États membres. L’authentification biométrique par reconnaissance vocale, faciale ou digitale simplifie encore la procédure.

Notre solution VideoID est conforme à toutes les exigences de l’Union européenne en matière d’authentification biométrique et fait partie d’un système. Notre service permet de capturer en vidéo le visage de l’utilisateur et de l’identifier en quelques secondes via la technologie de l’intelligence artificielle (IA). L’identification fonctionne en temps réel, en appel vidéo, et de manière asynchrone, via un envoi à un agent.

Envoi de documents

En se conformant à l’OOP, l’envoi des documents sera grandement simplifié. L’objectif est de disposer d’un système d’archives dans lequel tous les documents numérisés des citoyens sont disponibles en ligne pour être consultés par les administrations publiques au moment opportun et avec une autorisation préalable.

Signature des documents

Dans l’administration en ligne, les transactions avec l’administration publique sont validées par des signatures électroniques.

En tant que fournisseur de confiance dans l’UE, notre service SignatureID fournit, dans un seul système, les trois niveaux de signature pris en charge dans l’UE : simple, avancé et qualifié.

La Signature Électronique Qualifiée n’est pas seulement un pilier de l’administration en ligne, mais peut également être utilisée dans la sphère privée, que ce soit pour des transactions monétaires (banque en ligne, e-commerce) ou pour donner une validité juridique à des contrats (vente, location, travail…).    

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